オフィス移転のスケジューリング

オフィス移転が個人宅の引越しと大きく異なるのは、移転に伴う準備や作業が複雑多岐に渡っている点。もちろん移転業者との打ち合わせや社内外への諸連絡も重要です。こうしたことを考えると、できるだけゆとりをもって引越し・移転プランを立てておく必要があります。

6カ月前 ~オフィス移転計画立案~

オフィスビルとのテナント契約を解約するには6カ月前に先方へ通知する必要があります。つまり、オフィス移転の準備は最低でも6カ月前には着手しなければならないということ。不動産の物件情報を収集して移転先を選定したり、全体の予算組みを行ったりすることは、可能な限りそれ以前から着手しておきましょう。

【チェックポイント】

  • ◆現オフィスの解約予約と原状回復条件の確認
  • ◆物件情報集酒・移転先オフィスの候補選定い
  • ◆移転に必要な予算を確保

5カ月前 ~移転先オフィス決定~

移転先候補として挙げたいくつかのオフィスに足を運び、内覧して現地を確認。最終決定を下します。また、これに並行して現オフィスの原状回復工事について業者に見積もりを取ったり、移転に際しての段取りやルールを決めたガイドラインを作成したりしておきます。

【チェックポイント】

  • ◆移転先の決定
  • ◆現オフィスの原状回復工事の見積確認
  • ◆移転ガイドライン作成

4カ月前 ~移転先のオフィスビルとテナント契約~

移転先が決定したらなるべく速やかにテナント契約を結び、引越しの日時を決めます。ゴールを設定することで具体的な移転スケジュールが立てられるようになるからです。また、この時期には同時に新規オフィスのレイアウトについてアウトラインを明確にしておきましょう。なお、業者とは現オフィスの原状回復工事について打ち合わせを進めます。

【チェックポイント】

  • ◆移転スケジュールの確定
  • ◆物件契約
  • ◆社内レイアウトの基本設定
  • ◆原状回復打ち合わせ

3カ月前 ~各種工事発注~

新規オフィスに移転するのに先立って、内装や設備関連の工事をはじめ、各種工事の発注を行います。従って、この時点ではオフィスレイアウトやオフィスデザインは決定していなければなりません。また、移転に伴い残すべき什器、不要となる什器を洗い出し、不要なものは廃棄処分に回します。

【チェックポイント】

  • ◆各種工事(内装・設備含む)発注
  • ◆オフィスレイアウト・オフィスデザイン決定
  • ◆什器の選別(移転・廃棄)

2カ月前 ~電話回線の移転、通信・OA機器の移設~

この時期には、電話回線の移転手配や通信機器、OA機器などの移設手配を済ませます。また、社内LANの配線プランを立てておきましょう。引越しまで2カ月と迫っているので、社内外に向けた通達や事前連絡を済ませ、挨拶状も作成しておきます。

【チェックポイント】

  • ◆電話回線の移転手配
  • ◆電話機・コピー機の移設手配
  • ◆電話新番号決定(必要な場合)
  • ◆LAN配線プラン決定
  • ◆引越しマニュアル作成
  • ◆社内外への連絡
  • ◆移転挨拶状の作成
  • ◆ホームページリニューアル準備
  • ◆原状回復工事発注

1カ月前 ~物件引渡・新オフィス工事~

テナント契約に基づいて新規オフィスの引き渡しが済むと、いよいよ内装工事をはじめとする各種工事や什器の搬入などを開始します。OA機器や通信機器などについては、リース会社に連絡して、搬入のスケジュールを確認します。同時に、移転に伴う関係官庁への届出を済ませます。全従業員に対して移転の段取りやスケジュールについて説明するのもこの時期。オフィス移転後に必要となる新たな名刺や社員証明書も作成しておきましょう。

【チェックポイント】

  • ◆物件引渡
  • ◆内装工事着手
  • ◆OA機器搬入についてリース会社に連絡
  • ◆名刺のリニューアル・社員証明書の再発行
  • ◆什器の搬入
  • ◆電源・LAN・空調工事
  • ◆社員への移転段取り説明
  • ◆関係官庁へ届出

引越し

これまでの計画に従って、新しいオフィスへの引越しを行います。

移転後 ~事後処理~

旧オフィスは原状回復工事を済ませ、速やかに明け渡します。また移転に伴って不必要となった物品は産業廃棄物として適切に処理します。

【チェックポイント】

  • ◆移転に伴って不必要となった物品の廃棄
  • ◆旧オフィスの原状回復工事・明け渡し