賃貸オフィスの条件交渉のコツとは?

オフィス移転を検討し複数の物件を見られている際、気に入った物件があったとしても金銭面などさまざまな事情で条件が合わずに諦めてしまってはいませんか?そこで重要になってくるのが条件交渉です。今回はオフィス移転時の契約・条件交渉について、そしてトラブルを防ぐためのコツなどをご紹介します。

賃貸オフィスの条件交渉とは?

新たなオフィスを契約する際、貸主側からさまざまな条件が提示されます。この条件に対して借主側は自分たちの希望や条件をもとにお互いが納得できる形で契約を進められるように協議をしていく。これがオフィス賃貸における基本的な条件交渉です。

借主側が契約書類の中身をチェックすることは当たり前ですが、そのうえで不明点や自分たちの希望とはかけ離れている点などを明確にしないまま契約をしてしまえば、後になってトラブルの元にもなってしまいます。単純に賃貸料金を下げるといったことではなく、トラブルを避けるという意味でも条件交渉は必ず行うことをおすすめします。

条件交渉のポイント

条件交渉を行う前に事前準備としてやっておくとよいことは、契約書類を読み込み不明点を明らかにしておくこと、周辺地域の賃貸料金相場を調べておくことの2点です。もちろんこのほかにも何点かはありますが、最低限これだけは準備しておくと交渉がスムーズに進みやすくなります。

実効面積の確認

では具体的に条件交渉を進めて行くためのポイントをご紹介します。ひとつ目は実効面積の確認です。通常、オフィスの契約面積は坪数もしくは平米数で定義されます。この際、その面積はオフィス室内だけなのか、トイレや給湯室、さらにはエレベーターホールなどまでも含まれるのかはしっかりと確認をしなくてはなりません。

例えば人員増員によりオフィス移転する場合、オフィスの面積が広いと思って契約をしたら、実際にはトイレや給湯室、エレベーターホールも含めた面積で、逆に現在のオフィスよりも狭くなってしまったということもありえます。またオフィス室内以外は含まない場合でも、柱が含まれるか含まれないかで面積が大きく変わることがあります。

ほかにもトイレや給湯室も契約面積に含まれている場合、水道代やトイレなどの清掃費用、トイレットペーパーなどの備品補充費用も月々の賃貸料金に加算されます。移転後のオフィスレイアウト、そして毎月の賃貸料金に大きく影響を与える実効面積の定義は条件交渉の場で必ず確認をしましょう。

お得だからこそ注意!?期間限定物件、フリーレント物件での条件交渉

期間限定物件とは、すでに取り壊しが決まっているビルなどに期間限定で通常よりも安い賃貸料金で入居できる物件です。一方のフリーレント物件とは、入居後の1~3ヶ月程度の間、賃貸料金が無料になる物件です。

どちらも移転コストを抑えるうえで大きなメリットのある物件ですが、その分デメリットもあります。期間限定物件、フリーレント物件共に基本的には途中解約できません。もし契約中に解約する場合は、違約金を支払うことになります。

つまり入居してしまえば何か問題があったとしても、コスト的に解約がしづらい物件です。そのため条件交渉の際には通常の物件以上に慎重に行わなければなりません。特に解約に関する条件と現場での確認はしっかりと行うことがトラブルを防ぐポイントです。

条件交渉はプロに任せてお得なオフィス移転を

オフィス移転に伴う条件交渉は、不動産や周辺地域の賃貸料金相場など専門的な知識があるとより有利に進めることができます。しかし逆にいえばできるだけコストを抑え自分たちの希望通りの物件に移転するには、それなりの勉強が必要になるということです。

そこでおすすめしたいのがオフィス移転のプロへの依頼です。条件交渉を自分たちで行えばコストはかかりませんが、プロに依頼した方が自分たちの業務が滞ることもなく、移転後のトラブル軽減も可能です。東京都内でオフィス移転を検討している方は、オフィス移転のプロである「三英オフィスサービス」までご相談ください。