オフィスの引越しで知っておきたい荷造りのコツ(オフィス編)

パーテーション、デスク、チェア、キャビネット、ホワイトボードなどオフィスの共有物は意外と多いものです。オフィス移転では、自分の荷物以外に共有物の整理、荷造りもしておくが効率的な移転のポイントです。そこで今回は前回の個人の荷物編に続き、オフィス移転で共有物の荷造りをスムーズに行うコツをご紹介します。

総務や庶務と連携して荷物整理を進める

荷造りをするうえで注意しておきたいのは、移転先のレイアウトです。キャビネットやパーテーションなど大きな備品は、今まで通りの数をそのまま移転先にも持っていけるのか?増えるのか減るのか?などできるだけ早めに把握する必要があります。それによって持っていける荷物の量も変わってきます。場合によっては、大幅に荷物の廃棄をしなければならなくなることもあるため、レイアウトの確認は早めに行いましょう。

またレイアウトも含め、総務課や庶務課などに依頼して、移転スケジュール表を作成してもらうようにしましょう。自分ひとりだけで勝手に動いてしまうと、全体の統率が取れなくなり、周りに迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。ゴミ出しの日なども事前にわかっていれば、それに合わせて荷物整理もできるようになります。移転スケジュール表にそって動くようにすることで、スムーズな準備ができます。

共有物の整理のコツ

キャビネットや書庫など、共有物の中の荷物整理は、個人の荷物整理と並行してなるべく早めに行わなくてはなりません。直前になってくると、どうしても自分の荷物が優先になってしまうため、後回しになりがちです。

キャビネットの中にある書類などは、できるだけ早く整理して段ボールに入れておきたくなります。しかしあまり早めに段ボールに入れてしまうと、オフィスの通路をふさいでしまうなど邪魔になってしまいますので、段ボールには入れず、廃棄するものだけを事前にまとめておく程度にします。

また基本的には総務課や庶務課が作成したスケジュール表にそって動きますが、部署ごとにあるキャビネットの中の書類などは、その部署でなければ、いるものいらないものの区別がつきません。そのため、各部署にも1人ずつ取りまとめるリーダーを立て、書類などの整理は部署ごとにスケジュールを決めてもよいでしょう。手が空いている人がやるとしてしまうと、誰もやらなくなる可能性があります。日によって担当を決め、その日は必ず決められたものがやるとした方がよいでしょう。

共有物の養生は自分たちで行う

デスク、キャビネット、書庫、ホワイトボードなど段ボールには入らない共有物は、基本的には業者ではなく自分たちで養生します。デスク、チェア、キャビネットなどの数は事前にチェックしておき、引き出しがついているものに関しては移転前日に養生テープを貼っておくようにしましょう。

またホワイトボードや会議室のデスクなどは傷などがつかないよう、端の部分にエアキャップをつけておくようにします。これらの作業はもちろん業者に依頼することも可能ですが、事前に自分たちでやっておけば、それだけ移転も時間も短くなりますし、その分、安く済ませられます。

どうしても難しい場合は業者に任せる

移転する時期にもよりますが、オフィスの移転は通常の仕事をしながらの準備となるため、早め早めに動こうと思っても、どうしても作業が進まないといったことも珍しくはありません。

できるだけ自分たちで準備をすることで、移転にかかる予算を削減することも大事ではありますが、それによって業務に支障があっては本末転倒です。どうしても難しいということになれば、個人の荷物以外は業者にすべて任せてしまうのも、移転をスムーズに行うポイントのひとつです。