オフィスの引越しで知っておきたい荷造りのコツ(個人編)

オフィスの移転は、基本的には業者に依頼して行います。そのため社員個人がやらなくてはならないことはそれほど多くはありません。しかし業者に依頼する場合であっても、個人の荷物は個人で管理します。今回はデスクまわりなど個人の所有物に関する荷造りのコツや、やるべきことをご紹介します。

荷物整理は早めに、荷造りは直前に

オフィスにある個人の荷物は、基本的には仕事で使用するものです。そのためあまりに早く荷造りをしてしまうと、仕事に支障をきたしてしまいます。ただし移転直前になるまで放置していると、移転までに荷造りができなくなってしまいます。

そこでおすすめは、焦って荷造りをしなくても済むように、荷物整理をできるだけ早めに済ませておくことです。すでに1年以上使っていないようなものは、移転を機に処分してしまうのもいいでしょう。それ以外にも今後使う予定はあるものの、移転してもすぐには使わないものは、その時点でまとめておくようにします。

荷物整理を始める時期は、繁忙期か閑散期かによっても変わってきますが、基本的には移転の1か月前ぐらいから少しずつ始めましょう。ポイントは書類から整理をすることです。情報漏えいなどの問題から、書類はそのまま廃棄することはぜず、シュレッダーなどを使って処分することになります。ほかのものに比べ廃棄に時間と手間がかかるため、早めに整理するようにしてください。

移転後の整理をスムーズにする荷造りのコツ

移転を業者に依頼する場合、荷物を入れる段ボール、ガムテープ、マジック類は事前に業者から送られてきます。多くの場合、部署ごとの人数によって段ボールの数も割り振られますので、それぞれに必要な枚数は部署内で調整するようにします。

荷物の入れ方のコツ1(重さによって分ける)

段ボールは通常、大、中、小。もしくは大と小といった形で何種類かの大きさのものが用意されます。荷物を入れる際のポイントは、書類、書籍といった重いものは小さい段ボールに入れ、文具や備品といった軽いものは大きい段ボールに入れること。また割れ物、壊れ物を入れる場合は、必ず割れ物シールを貼るか、どこから見てもわかるように、赤いマジックで「割れ物注意」と書くようにします。

荷物の入れ方のコツ2(しまう場所によって分ける)

重さによって分ける方法は、運びやすくはなりますが、移転後にどの引き出しにどの荷物が入っていたのかがわからなくなり、整理に時間がかかる場合があります。そのため引き出し別に段ボールに入れる方法もあります。こうすると移転後の整理のスピードが上がります。

PCのケーブル類は番号をつけておく

移転先で苦労することのひとつにPCのケーブル接続の問題があります。PCに詳しい人であれば問題ありませんが、そうでない場合、どこをどれにつなげばよいかわからず、なかなか仕事を始められないといったケースもあります。荷造りをする前にどのケーブルはどこにつけるといった表を作り、番号をつけておくようにしましょう。

ラベルを貼る際の注意点

業者からは、段ボールに貼るラベルも渡されます。ラベルには部署名、階数、移転後に置かれる場所、名前、品物などを記載します。段ボールの上ぶたに貼ると荷物が積み重なった際に必要なものを探す手間がかかるため、必ず上部と側面と最低でも2箇所に貼るようにするのがポイントです。

荷物整理をしっかりやることがスムーズな移転のポイント

オフィス移転をスムーズに終える最大の近道は、荷造りの前の荷物整理をしっかりと行うことです。荷物整理さえしっかりとしておけば、直前になって焦ることなく、移転後もすぐに仕事に入れるようになります。移転が決まったら個人の荷物はできるだけ早めに荷物整理を始めましょう。

次回はロッカーやパーテーション、ホワイトボードなど、個人の荷物ではない共有物の荷造りのコツをご紹介します