オフィス移転の挨拶状をスムーズに準備するために

新年度を迎え、オフィス移転をされる会社は多いと思います。新しいオフィス探し、内装工事や原状回復工事の依頼、役所への届け出などやらなくてはならないことが山積みとなりますが、その中で忘れてしまいがちなのが、移転をお知らせする挨拶状です。引越し直前に慌てるといったことのないよう、早めの準備を心がけましょう。

挨拶状を忘れてはならない理由

オフィス移転は自分の会社だけの問題ではありません。取引先など業務上付き合いのある会社にも納品書の住所の差し替えやデータの入れ換えなどをお願いしなければなりません。そのため連絡が遅れれば、多大な迷惑をかけてしまうこともあります。挨拶状を出すことは、重要なビジネスマナーの一つなのです

挨拶状を送るうえで気をつけるポイント

ビジネスマナーである以上、挨拶状の送り方にも様々なルールがあります。単に移転先を知らせればよいということではありません。相手に気持ちよく受け取ってもらうためには気をつけるべきポイントがあります。

挨拶状を出す時期、ベストなタイミング

オフィス移転の挨拶状はできれば引越しの1ヶ月前には相手に届くように送付するのがマナーです。相手に住所や電話番号などの変更をお願いすることになるため、最低でも3週間前までには届くようにしましょう。

挨拶状を1ヶ月前に送るためのスケジュールは?

1ヶ月前に相手に届くようにするには、2~3ヶ月前から準備する必要があります。まず挨拶状に記載する情報を確認します。基本的には以下の4つの情報を記載します。

  • 1. 住所
  • 2. 電話番号
  • 3. FAX番号
  • 4. 代表者氏名

それぞれに間違いがないかの確認は二度、三度と繰り返し行うようにします。印刷物は刷ったら最後!!チェックは重要です。担当者1人だけではなくほかの人にも目を通してもらうようにします。また新築ビルなどに移転する際は住所が確定するのに時間がかかる場合もあります。そのため必ず不動産会社や建築事務所に確定時期の確認をするようにします。電話番号なども変更がある場合は早めに取得するようにしましょう。

次に誰に送るかですが、基本的には取引先、日頃お世話になっている方などが中心となります。各部署ごとに送り先をリストアップしてもらい、1つの表にまとめておくようにします。こうした時に困らないよう日頃から管理しておくことが大切ですが、管理不足により名刺などで渡された場合はスマホの名刺管理アプリなどを使うと効率的にまとめられます。

ハガキ?メール?告知は挨拶状だけ?

今の時代、挨拶状はメールで済ませれば手間もかからないと思われるかもしれません。しかし何かの事情で直前のお知らせになってしまうといったことがない限り、挨拶状はハガキで送るようにしましょう。繰り返しになりますが、オフィス移転により多少なりとも相手に作業を強いる形となります。今後とも長い付き合いをお願いするといった意味も込め、挨拶状はハガキで送るのがマナーです。

また自社サイトを持っている場合は、必ずサイト上でも住所移転のお知らせを掲載するようにします。掲載は挨拶状を送る時期に合わせ、トップページに「移転のお知らせ」としてリンクを貼るようにします。移転後も1ヶ月はそのままにし、その後は会社情報の沿革などに残しておけばよいでしょう。

挨拶状作成の時間が取れない場合は専門業者に

移転の準備で忙しく、どうしても挨拶状にまで手が回らないといった場合は専門業者に依頼しましょう。移転の前に知らせることが重要であり、そのためにはすべてを自分たちでやるよりも効率的に進められる方法を選択することが、結果として相手に迷惑をかけないことにつながります。

オフィス移転の挨拶状は日頃の感謝の気持ちを込めて

これだけネットが普及し、メールでのやり取りが日常化している今、ハガキで挨拶状を送るのは手間も費用もかかり無駄だといった考え方もあるでしょう。もちろん、メールで移転の挨拶をすることが絶対にいけないことというわけではありません。

しかしオフィス移転の挨拶状は、単なる報告ではなく、日頃の感謝の気持ちを表すといった意味もあります。今後の付き合いも含め、オフィス移転の際には是非、ハガキで挨拶状を送ってみてはいかがでしょう。