業務効率の悪さはOA機器のせい?

プリンター、FAX、スキャナー、コピー、シュレッダーといったオフィスワークにはなくてはならないOA機器。オフィス内での使用頻度はとても高く、場所も占有しがちです。そこで今回は、オフィスのゾーニングを考える際に大きなポイントとなるOA機器について考えてみましょう。

OA機器の配置と効率化

プリンターへの通路の譲り合いで気を使う。印刷機やシュレッダーの音で、打ち合わせに声を張らなくてはならない。OA機器が排出する熱で夏場は過ごしにくい……といった不満を持つオフィスはたくさんあるでしょう。このような問題は、仕事の効率化に悪影響を与えるので、普段オフィスを利用しているスタッフからのヒアリングを通じて問題点を洗い出してオフィスデザインを考える材料にするとよいでしょう。

OA機器はまとめて複合機にする

プリントアウトした書類をそのままFAXする、届いたFAXをそのままスキャンしてPDF保存する、プリントアウトしたけれど間違えてしまったのでそのままシュレッダーに……といったようにオフィスワークのひとつのタスクで複数のOA機器を同時に使用することは少なくありません。そんな時、それぞれの機械が離れた場所にあるとどうしても効率が落ちてしまいます。導入時期が異なり、空きスペースに順次OA機器が設置されたオフィスにありがちな現象です。そんなオフィスには省スペース化をはかるためにプリンター、コピー、FAX、スキャナーなどの機能がひとつになったオフィス用複合機の導入をおすすめします。ただし、使用者が多い場合は複数台設置しないと、複合機待ちでかえって作業が滞るリスクや、故障してしまうとオフィスの機能が停止してしまうリスクもあります。オフィスの規模に合わせて導入するといいでしょう。

OA機器との適切な距離感

レーザープリンターと比べて圧倒的に作業音が大きい印刷機がオフィスの中にあると、かなりのストレスにつながります。印刷物の仕分けや、コピー用紙、トナーなどの在庫にスペースも必要ですので、印刷機を頻繁に利用するオフィスではなるべく印刷室を別に用意することをおすすめします。また、大型の機械はどうしても熱を帯びてしまいます。オフィスを快適な室温に保つのためにも、デスクからの距離を確保することを意識しましょう。

OA機器の使用頻度を考慮する

頻繁に席をはずす営業担当と、基本的に一日中デスクから離れない経理担当、といったようにスタッフの中でも担当する仕事によってOA機器の使用頻度が異なります。どのような仕事で、どのスタッフがどんなタイミングでOA機器を使用するのかをしっかり把握して、移動にかかる時間などを考慮した上でオフィスレイアウトや席順を決めましょう。OA複合機にはICカード認証で使用者を管理できる機能を持ったものもあります。そのデータを使って使用頻度をチェックすることもできます。

複合機導入による経費削減

複合機を導入することにより、それぞれのOA機器を設置しているときよりも、保守費用やメンテナンスの費用などのランニングコストを下げることができます。イニシャルコストはかかってしまいますが、半年や1年でといった短いスパンで買い換えるものではないので、相対的なコストを下げることができます。

思い切ったレイアウト変更を

プリンターまでの移動時間や機械の排熱などは比較的些細なストレスなので、対処は後回しになりがちですが、非効率な環境で仕事をすることで積み上がるロスは年間を通してみると甚大なものになります。思い切ったレイアウト変更や、場合によってはオフィス移転をすることが効率化や業績の向上につながります。