デッドスペースをなくして有効活用するためにできること

あなたの会社はオフィススペースを有効に使えていますか。デッドスペースができていたり、人と物が増えて狭さを感じつつもどうしてよいかわからなかったりしていませんか。レイアウトの見直しや収納の工夫で、限りあるオフィススペースを十二分に活用しましょう。

現状のレイアウトの見直しから始める

オフィススペースを効率よく活用するために、例えば次のようなテクニックを導入してみてはいかがですか?

  • ・机のサイズや形を見直す
  • ・広すぎる通路や応接室などを縮小する
  • ・クラスター式(左右対称式)やスクール式のレイアウトを対向式や背面式に変更する
  • ・可動式の衝立を使い、ミーティングスペースをフレキシブルに拡大、縮小する
  • ・スライド式の書庫、収納庫で収納力を2~3倍にアップする
  • ・腰高のラックを複数並べて、ミーティング用の机の替わりにする
  • ・ホワイトボード機能を持ったパーティションを導入する(脚付きの物よりも省スペース)

収納や文書管理の方法を見直す

オフィスで意外なほど大きなスペースを占めているのが、ファイルや注文書、契約書、書籍といった「紙」の保管場所です。そこで文書管理のルールを見直し、ペーパーレス化をより積極的に推進すれば、かなりの余剰スペースを生み出すことができます。

具体的には、次のような方法がオススメです。

  • ・不要になった書類を思い切って適切な方法で廃棄する(紙の量を減らす)
  • ・ドキュメントの種類ごとに管理期限を設定し、期限か経過したものは廃棄するか社外(書庫など)に送る
  • ・必要最小限の印刷にとどめ、社内情報共有はPDFなどの電子データで行う

デッドスペースを探し、わずかな隙間でも使う

デッドスペースやわずかな隙間でも、その狭小スペースにフィットするものを何か入れることで、スペースを有効活用することができます。

例えば書庫と壁との間のわずか40~50cmの隙間に、超スリムタイプで高さのある収納棚を入れてはどうでしょうか。また、隙間がもう少し広ければ、やはりスリムタイプの空気清浄機を入れることも可能。隙間を埋めることでオフィスの見た目がスッキリするという効果もあります。

散在するプリンターやコピー機などを複合機に集約する

プリンター、コピー機、スキャナー、FAX――。各部署で業務量や人員が増えるにつれて次々と導入した結果、オフィス内に点在することになり、かなりのスペースを占めてはいませんか。これらの機器を複合機に置き換えることで、かなりのスペースが生み出すことができます。

また紙やトナーなどの消耗品の場所を確保するため、さらにスペースが生じます。「複合機の置き場所が自分の部署から遠くて不便になる」といった声が出るかもしれません。しかし複数の複合機を置くエリアをオフィスのもっとも太い動線の横に設ければ、フロアの誰もがストレスなく使用できるはずです。

欧米で普及。日本でもヒットの兆しのスタンディングデスク

簡単な打ち合わせ用に、またパソコンを使った立ち仕事に使えるのがスタンディングデスクです。欧米企業のオフィスで広く普及しており、日本でも2014年頃から徐々に普及が進んでいます。

簡単なレバー操作で高さの調整が可能。コンパクトで椅子が要らないため、窓際や広めの通路の横といったちょっとした空きスペースに置くことができます。また、立ったまま作業をするため、短時間に集中したい時や眠気を解消したい時、考えが煮詰まって気分を変えたい時、あるいは運動不足の対策などに幅広い用途に使えます。

オフィスレイアウトのプロに任せるのも有力な選択肢

オフィススペースの有効活用をしたくても、本業が忙しく、なかなかスペースの見直しに時間をかけられないケースも少なくありません。

迷うことに時間を費やすなら、いっそのこと経験豊富なオフィスレイアウトのプロに任せるのも選択肢の一つです。時にCADや3Dイメージなどを駆使しつつ、個々のニーズに合った最適な提案をしてくれるので、スペースをより有効に使えるようになり、業務の生産性の向上も期待できます。