来客の多いオフィスのためのレイアウト

毎日、来客が多いオフィスでは、応接室の重要性がおのずと高まります。通された部屋が上質なら、来訪者の印象はアップします。そして、それがビジネスに良い影響を与えることもあります。少なくとも悪いイメージを持ち帰らせないようにするのは必要不可欠です。では具体的にどのような点に留意すればよいのでしょうか。

入口に近い場所に応接室を設けるのが基本

多くの訪問者が利用する応接室は、入口に近い場所に設けるのが基本中の基本です。もしオフィスの奥まったところに設置してしまうと、動線が長くなってしまい、従業員の動線と交わることが多くなるため、大切な書類やパソコンの画面を見られるリスクが高まるだけでなく、聞かれたくない会話を聞かれたり整理整頓されていない場所などを見られてしまったりと、さまざまな不都合が生じます。

また動線が長くなると、訪問者と従業員がすれ違ったり視線が合ったりすることが増えるため、訪問者にとってもあまり居心地がよいとはいえません。

このほか訪問者の数や来社頻度が多いオフィスでは、来訪時間が重なることに備え、複数の応接室を設けることも検討するとよいでしょう。

明るさの確保は大事だが、窓は必須ではない

応接室は明るい方が訪問者に良い印象を与えやすいとされています。しかし会社の業務内容や訪問者の目的によってはプライバシーに配慮する必要があり、また執務スペースに窓を設ける方が優先されますので、応接室に窓があることは必須ではありません。適切な照明器具を選んで十分な明るさを確保することに加え、パーティションの色やインテリアを工夫するなどして、閉塞感や圧迫感を与えないように空間演出をしましょう。

企業イメージに適した家具をセレクトしよう

訪問者が多いオフィスでは、応接室の家具のセレクトにも気を配る必要があります。しかし、王道と思われがちなソファーとローテーブルを組み合わせたいわゆる応接セットはおすすめしません。なぜなら訪問者もそれを迎える側も背筋が伸ばしづらく姿勢が悪くなってしまい、メモもとりにくいからです。

オールマイティーに使える一定の高さのある机と椅子を選ぶとよいでしょう。高級品にする必要はありませんが、応接室全体で企業イメージを演出するために、デザインや色調の統一感を意識することが大切です。

小規模オフィスでも応接室を設けることは可能

小規模オフィスの場合、近くのカフェや同じ建物の中にある共用スペースを使って打ち合わせをすることができます。しかし訪問者が多いと、やはり応接室を設ける方が便利です。

独立した応接室を設けることがスペースの問題で難しい場合には、会議室と兼用の応接室がおすすめです。サイズを変えられる大きめのテーブルを置けば、さまざまなビジネスシーンに柔軟に対応することができます。もちろん動線を考え、入口に近い場所に設けるべきです。

ローパーティションや吸音パネル付きソファーを活用

応接室や会議室兼応接室をどうしても設けられない場合には、ローパーティションで区切り、個室風の応接スペースを確保するのが一般的です。ただし完全な個室ではないために、周囲の音が耳に入ってしまいがちです。

そこで吸音パネル付きのローバーティションやソファーを使うのが効果的です。周囲の音は依然として聞こえるものの、訪問者や自分たちの話し声が聞き取りやすくなり、またその話し声が周囲に漏れにくくなるというメリットがあります。