早めの届出・手続きを

移転は単純にオフィスの引越しをするだけではなく、会社設立と同じように各種届出や手続きが必要になります。主な届出対象は「現在のオフィスビル」「新しいオフィスビル」「官公庁」です。以下に一般的な届出・手続きの流れやポイントをご紹介します。

現在入居中のオフィスビル

解約予告は早めに

賃貸オフィスの解約は、基本的に6ヶ月前(あるいは3ヶ月前)までに予告をすることが契約書にて定められています。正式な解約書類は移転先が決定してから提出することが大半ですが、事前の連絡だけでも早めにしておくことが重要です。

二重賃料に注意

二重賃料に注意

解約予告を6ヶ月前に行う契約であるにもかかわらず、移転の2ヶ月前に急に解約予告をした場合、新しいオフィスに移転してからも予告が遅れた4ヶ月分の賃料を支払わなければなりません。旧オフィスと新オフィスの二重の賃料が発生してしまいます。

原状回復はテナントの義務

原状回復はテナントの義務

壁、天井、床などの内装工事費用はほとんどの場合でテナント側が負担します。しかし、原状回復の線引きはオーナーとの交渉によって変わることがあるため、必ず確認しておきましょう。場合によっては、必要以上の原状回復費用を請求されることがあります。

保証金返還について確認

保証金の返還時期と金額を確認しておきましょう。通常は原状回復費用を差し引いた金額が、明け渡しのタイミング、あるいは3ヶ月後や6ヶ月後に支払われること多いようです。

移転先のオフィスビル

入居申込みに必要なもの

入居申込みに必要なもの

指定の入居申込書には会社名・住所・代表者名・業務内容・取引銀行などを記入し、会社案内や登記簿謄本などを添付してビルオーナーに入居申込みをします。その後オーナーによって入居審査が行われ、約1週間で入居可否の返答が出ます。

また、本契約の前に物件を仮押さえするために手付け金を請求されるケースがあります。一般的には保証金の一部として充当されますが、万が一キャンセルした場合に返還されるかどうかをあらかじめ確認しましょう。

保証金の入金

保証金は契約日までに全額を入金しておきます。契約日当日までにオーナーによる入金確認が完了するよう、早めに済ませておきましょう。

本契約にあたって
必要なもの 会社登記簿謄本、会社印鑑証明、代表者の印鑑証明、代表者の住民票
確認事項
  • 退去時の保証金返還方法、償却方法
  • 賃料・共益費・管理費に含まれる区分(共有部分)
  • 駐車場や空調などの設備の利用方法
  • 工事についての各種制約・ルール
  • (前の入居者がいる場合)物件引き渡し時期

各種官公庁など

主な届出・手続き先は「法務局(移転日から2週間以内)」「税務署(移転後速やかに)」「都道府県税事務所(事業開始日から10日以内)」です。それぞれ提出書類が異なるため注意しましょう。

手続先 手続内容 窓口 添付書類 提出期限 備考
法務局
(登記所)
1.本店移転
本店移転登記申請書
旧所轄登記所
商業法人係
取締役会議事録あるいは株主総会議事録取締役議事録 移転日から2週間以内
  • 定款の変更
    同一・類似商号の調査
  • 商号の仮登記
2.支店移転
支店移転登記申請書
旧所轄登記所
商業法人係
取締役会議事録
  • 本店所在地 移転日から2週間以内
  • 支店所在地 移転日から3週間以内
  • 本店所在地で登記し、その後、支店所在地で登記
  • 同一・類似商号の調査
税務署 1.事業年度、納税地、その他の変更異動届出書 新・旧納税地所
轄税務署
移転手続完了後の登記簿謄本 異動後速やかに  
2.給与支払事業所等を開設・移転・廃止届出書 新・旧納税地所
轄税務署
登記薄謄本または登記する事項にあっては、変更の事実を証明できる書類の写し 移転日から1ヶ月以内  
都道府県
税事務所
事業開始等申告書 旧税務事務所 登記簿謄本 事業開始日から10日以内  
社会保険
事務所
適用事業所所在地・名称変更(訂正)届 旧社会保険事務所 登記簿謄本 変更のあった日から5日以内  
公共職業
安定所
事業主事業所各種変更届 新所轄事務所適用係   変更のあった日から10日以内  
労働基準
監督署
1.労働保険
名称・所在地等変更届
  • 同一管轄内での移転の場合、その所轄監督署
  • 同県内での管轄外への移転の場合、新所轄監督署
  • 県外へ移転の場合、旧所轄監督署へ廃止届を提出し新所轄監督署へ成立届を提出
  移転後速やかに  
労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書   移転後保険関係成立の日から50日以内  
労働保険関係成立届   移転後保険関係が成立した日の翌日から10日以内  
2.労働基準法に関するもの適用事業報告(様式23号の2)、その他に就業規則(変更)届、時間外労働・休日労働に関する協定届 新所轄監督署へ新規として提出   移転後速やかに  

3.安全衛生法に関するもの

  • 安全管理者選任報告(様式第3号)
  • 衛生管理者選任報告(様式第4号)
  • 産業医選任報告(書式第4号)
新所轄監督署へ新規として提出   移転後速やかに  
消防署 防火管理者選任届     遅滞なく  
郵便局 転居届 旧受持郵便局   転居判明後、速やかに 転居届を提出して1年間は無料で新住所へ転送可能
警察署 車庫証明 新所轄警察署      
電話会社
(NTT)
  • 電話架設申込み(既契約電話の移設)
  • 電話架設申込み(新規申込み)
  • 旧オフィスの電話撤去依頼
NTT東日本およびNTT西日本(Web/116番/旧受け持ち支店・営業所)   旧オフィスの電話撤去予定日から1ヶ月以内 
  • (任意)旧電話番号にかかってきた電話への電話移転の案内

物件選びのポイント

  • ページの先頭へ戻る